Кандидат ответил в Telegram. Заказчик прислал уточнение к вакансии. Через полчаса интервью, но ссылку на встречу ещё нужно найти. А в таблице остался вопрос: этому человеку уже отправили приглашение или только собирались?
В подборе много работы, которую почти не видно со стороны: собрать требования, сохранить резюме, договориться о времени, вспомнить результат разговора. Каждое действие небольшое. Вместе они занимают внимание, которое хотелось бы отдать людям.
С этих задач мы начали HR Assistant — HR-ассистента для рекрутеров. Это рабочее пространство для заявок на подбор, вакансий, кандидатов и собеседований. Сегодня им успешно пользуются более 20 HR. В этой статье расскажу, что мы в него добавили и как это выглядит в обычном рабочем дне рекрутера.
Когда таблицы и переписки перестают помогать
Пока вакансий немного, привычная связка из таблицы, мессенджера и календаря вполне справляется. Сложности начинаются, когда один кандидат участвует в нескольких подборах, заказчик меняет требования, а встречи приходится переносить.
Контекст оказывается в разных местах. В таблице — статус, в переписке — договорённости, в календаре — время, в отдельном файле — резюме. Перед следующим действием HR снова собирает картину по частям.
Мы решили связать эти вещи между собой: у вакансии есть заявка и участники подбора, у кандидата — история движения по этапам, у встречи — время, человек и ссылка на созвон. Открывая рабочий день, HR видит ближайшие интервью и вакансии в работе.
Заявка на подбор начинается с понятных вопросов
«Нужен сильный менеджер, детали обсудим» — знакомое начало вакансии. Дальше приходится отдельно выяснять задачи, зарплату, формат работы и ожидания от человека.
В HR Assistant HR создаёт ссылку на форму и отправляет заказчику. Тот проходит шесть коротких шагов: описывает позицию и компанию, задачи, оплату, условия и пожелания к кандидату. Перед отправкой можно проверить ответы и вернуться к нужному шагу.
После отправки появляется черновик вакансии. HR уточняет детали и готовит её к работе. Исходная заявка остаётся рядом: к ней удобно вернуться, если в процессе подбора возник вопрос о первоначальных договорённостях.
Для зарплаты можно выбрать валюту. Это небольшая деталь, которая особенно полезна при работе с заказчиками из разных стран: сумма сразу сохраняется с нужным обозначением.
Кандидат не теряется между «пригласили» и «ждём ответ»
Список резюме отвечает на вопрос «кто у нас есть». Для подбора нужен ещё один: «что сейчас происходит с каждым человеком?»
Поэтому у вакансии появилась доска кандидатов. Карточку можно перенести на следующий этап, открыть детали и оставить комментарий. Этапы настраиваются под конкретный процесс: для короткого подбора хватит нескольких колонок, для сложного можно добавить отдельные интервью, тестовое задание или согласование с руководителем.
У каждой вакансии свои настройки. Если человек рассматривается на две позиции, его этапы по ним независимы: встреча по одной вакансии не означает, что он прошёл интервью по другой.
Некоторые переходы происходят сами: персональное приглашение может перевести человека на этап «Приглашён», запись на встречу — на «Записан». При этом поздний ответ или перенос встречи не откатывает уже принятое HR решение назад.
Вместо десяти сообщений о времени — одна ссылка
«Вам удобно завтра в 15:00?» — «Нет, а послезавтра?» — «Тогда в 11:30?» На согласование короткого интервью иногда уходит отдельный разговор.
В HR Assistant рекрутер отмечает свободное время и отправляет ссылку. Кандидат видит доступные варианты, выбирает подходящий и указывает контакты. После записи ему показываются подтверждение и сообщение от HR: например, как подготовиться к знакомству.
Можно создать общую ссылку на вакансию или персональную — для конкретного кандидата. У ссылки можно ограничить дни записи: например, показывать только сегодня и завтра или определённые даты. Сам адрес при этом сохраняется.
Есть и несколько важных для повседневной работы деталей:
- Перенос без нового круга согласований. Кандидат может вернуться к своей записи и выбрать другое доступное время.
- Понятный часовой пояс. Для кандидата время всегда показано по Москве. HR может работать по Москве или Бангкоку; в недельном календаре видны обе шкалы.
- Интервью от 15 минут. Короткое знакомство не обязательно занимает часовой блок.
- Ссылка на созвон рядом со встречей. Можно указать свой адрес или подключить Google Calendar и Meet: новые записи синхронизируются с выбранным календарём, а Meet создаётся автоматически при соответствующей настройке.
Для нескольких интервью подряд можно использовать одну общую ссылку на созвон. Если у отдельной встречи есть собственная ссылка, используется она.
ИИ помогает подготовиться к разговору
В HR Assistant есть проверка резюме относительно вакансии, подбор по базе и подготовка сопроводительного письма. Ещё ИИ может предложить короткое описание позиции для страницы записи.
Практический сценарий простой: открыть вакансию, посмотреть резюме и получить черновик, который помогает подготовить вопросы или представить кандидата заказчику. Формулировки можно проверить и отредактировать до использования.
Окончательное решение остаётся за HR. Ответ ИИ — дополнительный материал для работы: он может упустить важное или сделать неверный вывод. Для этих функций нужно настроить подключение к ИИ в своём аккаунте; вести вакансии, кандидатов и встречи можно и без него.
Небольшие функции, которые замечаешь каждый день
Большая часть удобства складывается из деталей. Мы добавили поиск по вакансиям и кандидатам из шапки, чтобы быстро вернуться к нужному человеку. В карточке кандидата можно сохранить имя для обращения: в тексте напоминания появится «Алина», даже если резюме подписано полным ФИО.
Для напоминаний есть шаблон с подстановками — не нужно каждый раз заново собирать текст встречи. Само наличие шаблона не означает отправку сообщения: способ доставки настраивается отдельно. Например, при отмене интервью кандидату нужно сообщить об этом самостоятельно.
На телефоне списки превращаются в карточки, а основные разделы доступны через нижнюю навигацию. Это удобно, когда нужно посмотреть встречу или найти кандидата между созвонами.
Что для нас значит «сервисом пользуются»
Более 20 HR уже работают с HR Assistant. Для нас это важнее количества пунктов в списке возможностей: сервис должен быть полезен в тот момент, когда у рекрутера одновременно открыто несколько вакансий и нет времени разбираться в сложной системе.
Мы продолжаем развивать его вокруг конкретных действий: получить понятную заявку, сохранить контекст по кандидату, увидеть следующий шаг и назначить встречу. Именно из этих действий складывается рабочий день — и в них особенно важно убрать лишние переключения между таблицами, файлами и переписками.
Если вы узнали в этих ситуациях свой рабочий день, HR Assistant можно посмотреть на демо или запросить временный доступ. Разберём ваш процесс и посмотрим, какие задачи сервис уже умеет брать на себя.